Gestionar un proyecto, más allá de la experiencia, nunca es algo sencillo ni fácil de proyectar. Convertirte en un Project Manager te dará las herramientas necesarias para alcanzar el éxito.
Además, al final de la nota, no te pierdas un desafío lúdico de Gestión de Proyectos: “La conquista del Polo Sur”. ¡Serás el líder de la expedición! Poniendo en juego las buenas prácticas en gestión de proyectos.
En este sentido, los líderes, comprenden cada día más la importancia del Project Management. ¿Por qué es tan importante? ¿Cualquier persona puede gestionar un proyecto? En este artículo, encontrarás las respuestas a estas y varias preguntas más.
“Las empresas que cuentan con un Project Manager, logran un 30% mas de proyectos finalizados en plazo”.
Project Management Institute (PMI).
¿Qué hace un Project Manager?
En simples palabras, el Project Manager es la persona encargada de coordinar el trabajo del equipo para cumplir con los objetivos y los pasos para llevar a cabo el proyecto.
Pero no es una tarea meramente de supervisión, sino también conlleva una gran dosis de creatividad y conocimiento de técnicas y herramientas que permiten mejorar los procesos.
¿Cuáles son sus funciones?
Un Project Manager puede realizar una gran variedad de tareas, entre ellas, se destacan:
- Determinar los pasos a seguir de cada proyecto. Planificar los tiempos y la forma adecuada para su desarrollo.
- Optimizar la competitividad de la organización, promoviendo una cultura altamente eficiente.
- Analizar los posibles riesgos y las soluciones que podrían implementarse frente a los mismos.
- Comprender el flujo de trabajo que le permitirá coordinar el proyecto. Tener un conocimiento certero en todo momento de la carta Gantt y estar al tanto de los plazos de entrega.
- Ayudar a la integración de equipos y áreas durante el desarrollo de proyectos. En este punto cabe destacar también el vínculo con clientes y proveedores.
- Estar al frente del cierre de cada etapa, realizando informes que unifiquen resultados y respondan a las necesidades planteadas por la organización.
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Las soft skills más importantes de un Project Manager
Si un Project Manager no ha invertido tiempo y dinero en desarrollar sus habilidades blandas, será muy complicado que llevé adelante su objetivo. Linkedin dispuso algunas skill necesarias:
Liderazgo
Es quizás una obviedad, pero ser líder es una de las habilidades más importantes para este tipo de profesionales.
Deben ser capaces de ser fuente de inspiración de valores a los equipos, influenciadores orgánicos sobre los empleados, que impulsan a cada uno a dar lo mejor de sí para lograr los objetivos del proyecto u organización.
Capacidad analítica y planeación
Contar con estructuras numéricas y herramientas analíticas, permiten establecer indicadores de gestión reales y objetivos, posibilitando el análisis del progreso en forma conjunta y dando lugar a posibles cambios de ser necesario.
Además una correcta planeación, brinda la correcta asignación de prioridades en cada una de las fases del proyecto llevando al equipo al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.
Comunicación
La comunicación es clave. Una comunicación asertiva, horizontal y clara asegura que todo el equipo pueda llevar adelante sin riesgos, lo que se espera de ellos en cada fase del proyecto.
Para ello es necesario crear buenos canales de comunicación y mantener al equipo informado de cualquier cambio que se produzca en la planificación del proyecto.
Gestión técnica
La gestión no tiene sólo que ver con la coordinación de equipos o clientes, sino también con los conocimientos técnicos necesarios para poder entender el desarrollo de los proyectos en distintas áreas.
Desde tecnología, hasta construcción o petróleo, un conocimiento general ayudará a conseguir una sólida capacidad de negociación con proveedores y la optimización de recursos.
Innovación y creatividad
Y aunque metódico y estadístico, un Project Manager nunca debe perder su creatividad.
La implementación constante de nuevas metodologías de trabajo facilita que las organizaciones sean más competitivas.
Te invitamos a descubrir como fomentar una Cultura Innovadora en tu empresa de la mano de Gustavo Álvarez :
Las metodologías más utilizadas por un Project Manager
Actualmente se pueden establecer 6 categorías principales en lo que respecta a las metodologías de la Gestión de Proyectos:
Metodologías Tradicionales
Se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente.
Su gran ventaja es que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores.
Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
Change Management
Quienes aplican este tipo de metodología, la defienden asegurando que responde a los grandes cambios que se viven en la actualidad y por ello las organizaciones deben gestionar estos cambios de manera más rápida.
Si bien la base es la gestión del proyecto, estas metodologías lo llevan a cabo enfocándose en la gestión del cambio. Especialmente en la planificación de los riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce.
Los métodos más conocidos son: Event Chain Methodology y Extreme Project Management.
Metodología Agile
Permite procesar los proyectos en pequeñas fases o ciclos. Es extremadamente flexible. Los proyectos que se benefician de este proceso son los que exhiben características dinámicas.
Los gerentes de proyectos que trabajan en este entorno tratan los hitos como “sprints”, siendo la meta adaptarse continuamente a los cambios abruptos de las reacciones de los clientes.
A partir de esta metodología, surgieron otras tales como: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF).
Project Management Institute: PMBOK
La guía del PMBOK® es un instrumento desarrollado por el Project Management Institute® (o PMI®).
Establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con la gestión, la administración y la dirección de proyectos.
La guía del proyecto PMBOK®, se presenta como la convergencia de dos aspectos fundamentales:
- Macroprocesos, que agrupan todos los procesos
- Las actividades implicadas en proyectos estandarizados, y áreas de conocimiento.
Es decir, aquellos aspectos clave cuya consideración debe intervenir en cada uno de los macroprocesos establecidos.
Sin embargo, hay muchos gerentes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino simplemente una serie de buenas prácticas y convenciones para dirigir proyectos.
Metodologías basadas en el proceso
Aquí el enfoque se dirige a las áreas de gestión de procesos de negocio (Business Process Management, BPM). Su objetivo es mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de una organización.
Podríamos decir que es un camino de mejora continua de procesos. Las metodologías dentro de esta categoría son:
- Lean manufacturing: centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios.
- Six Sigma: basada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero.
- Lean Six Sigma: combina el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio» y la mejora de la calidad de Six Sigma «cero defectos».
- Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos: alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de una empresa.
Pero estas son sólo algunas categorías generales y no totalmente abarcativas, ya que existen otras metodologías tales como:
- PRINCE2: Administra proyectos y se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos.
- PRISM: tiene como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.
Ninguna gestión es mejor que otra. En definitiva, el tipo de gestión de proyecto que uno decida poner en marcha, depende principalmente de los objetivos que deba cumplir.
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