Las reuniones de trabajo son un “stop” fundamental donde las energías del equipo se ponen 100% al servicio de la creatividad, por lo que es muy importante que ese tiempo invertido sea aprovechado al máximo.
La mayoría de nosotros realizamos mensualmente un encuentro con nuestro equipo para determinar nuevas estrategias y revisar el camino recorrido, sin embargo muchas veces los resultados no son los que esperamos, por lo que compartimos 10 claves para lograr una reunión creativa y exitosa.
1. Explica visualmente los pasos
¿Te animas a dibujar en una pizarra lo que va a suceder durante la reunión? La visibilidad de los pasos servirá para mantener a los participantes concentrados y evitar una dispersión de los objetivos que se persiguen. Intenta que “el dibujo” esté presente durante toda la reunión.
2. Prepara tu equipo
Es importante que los participantes sepan al menos 2 días antes que se llevará a cabo la reunión y cuál será el objetivo principal de la misma. Además, puedes proporcionarles material previo de lectura para que el momento del brainstorming comience rápidamente.
¿Y si esto no es posible? Haz lo que hace Jeff Bezos y dedica 30 minutos exclusivamente a leer la información en grupo para poner a todos en sintonía.
3. Comienza y termina a tiempo
¡El tiempo es oro! Exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de un encuentro sea alrededor de 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones durante la jornada laboral.
4. Crea un clima de confianza y sin prejuicios
Garantizar un clima seguro y abierto donde todas las personas se sientan libres de aportar sus ideas sin miedo a las críticas o a la indiferencia es sumamente importante para que la creatividad fluya. Recuerda que todas las ideas son bienvenidas, aunque quien modere la sesión debiera ir manejando estratégicamente el proceso para que los participantes “no se vayan por las ramas”.
5. Mantén la energía
Es importante que tu equipo esté activo y predispuesto cuando tenga que generar ideas. Si llevan un buen rato sentados o sin moverse, quizás venga bien un pequeño juego de distensión para reacomodar la energía.
6. No le temas al silencio
Aunque parezca contradictorio al punto anterior, todo aquel que trabaja en ventas lo sabe: el silencio dice más que mil palabras. Durante el brainstorming, el silencio indica momentos de reflexión sobre las propias ideas y sobre cómo mejorar la última propuesta. Dales el tiempo que necesiten, aunque ¡No te olvides del punto 5!
7. ¿Reunión online o presencial?
No siempre es necesario un espacio físico en común para poder realizar una reunión. Si el objetivo es concreto y la exigencia no es muy grande, se pueden realizar de manera digital.
Lo interesante de esta opción, es que los participantes intervienen cuando realmente se sienten preparados y ansiosos por contribuir con sus ideas, y no a una hora específica con la mirada de todos puesta en ellos
8. Ofrece un espacio para las propuestas anónimas
Si bien lo ideal es que cada participante pueda hacer un aporte de una forma abierta y sin vergüenza, una herramienta complementaria pueden ser las propuestas anónimas antes y durante la reunión. Con los formularios de Google se puede resolver este problema con rapidez. Insistimos, aunque no es lo más recomendable, quizás en el medio del anonimato surge una excelente propuesta.
9. No te olvides de las agujas del reloj
Creatividad no es sinónimo de desorden, por lo que la disciplina es importante. Utiliza el cronómetro para asignar tiempo a los procesos de generación de ideas. El objetivo no es que la gente se ponga nerviosa, sino marcar en periodos cortos la persecución de objetivos concretos.
10. Escribe las conclusiones y compártelas
Muchas veces se cree que las reuniones terminan al momento en el que cada miembro dejó su lugar en la sala y volvió a la rutina, sin embargo, es sumamente importante que después del encuentro se realice un documento con los principales resultados. Puedes enviarlas individualmente para que el equipo sienta que fue parte importante del encuentro y no sólo una herramienta para generar ideas.
Es momento de comenzar a prepararte para tu próxima reunión, ¡te deseamos el mayor de los éxitos! Si queires formarte en esta área, descubre más en nuestra Maestría en Gestión de Capital Humano.
