Claves del Éxito: El Rol del Gerente de Proyectos en tu Empresa
Conocer el rol y habilidades gerenciales de un gerente de proyectos es fundamental para el éxito organizacional. Descubre aquí cómo puede ayudar a tu empresa.
En todo proyecto existen una gran variedad de roles, pero sin lugar a dudas la gerencia de proyectos es crucial para el éxito del mismo.
¿Cuál es el rol de un gerente de proyecto?
Para obtener el resultado esperado, la gerencia integral de proyectos necesita de un profesional con las habilidades técnicas necesarias, pero también con aquellas que le permitan guiar al equipo con efectividad.
Un gerente de proyectos es entonces, aquella persona que se encarga de planificar, ejecutar y darle un seguimiento a un proyecto desde su comienzo hasta su finalización.
Cabe destacar que cuando hablamos del “inicio del proyecto”, nos referimos también a la participación en instancias previas, tales como la evaluación y análisis del mismo.
¿Qué se necesita para que un proyecto sea exitoso?
Si bien el éxito de un proyecto depende de una gran variedad de factores tanto internos como externos a la organización, podemos mencionar 7 aspectos claves a tener en cuenta:
- Investigación inicial exhaustiva y efectiva.
- Objetivos claros y transparentes
- Plan de negocio con una inversión adecuada
- Uso de metodología adecuada
- Correcta planificación
- Previsión riesgos
- Compromiso participantes
“Las empresas que subestiman el Project Management fracasan un 67% más en sus proyectos”. PMI
La importancia de un gerente del proyecto radica en que por ejemplo, si se descubre que el alcance del proyecto no ha sido adecuadamente definido, existe un profesional con las competencias gerenciales y directivas para redireccionarlo hacía un mejor rumbo.
¿Cuáles son las habilidades más importantes de un Gerente de Proyectos?
Como ya hemos mencionado, la gerencia de proyectos se involucra en todo el proceso vital de un proyecto, por lo que el desarrollo gerencial será clave para ser realmente efectivo.
Está más que claro que un Project Manager debe ser una persona organizada, analítica, realista y disciplinada. Analicemos algunos tipos de habilidades gerenciales:
Comunicación asertiva
No alcanza con saber transmitir los objetivos del proyecto, es importante hacerlo de una forma ordenada y consistente para que la comprensión esté asegurada.
Además, la comunicación debe ser efectiva a nivel emocional, ya que los participantes deben sentirse protagonistas del proceso y saber que siempre existirán instancias de retroalimentación.
Flexibilidad
Luego del COVID-19 no queda lugar a dudas que la flexibilidad es un valor fundamental en el mundo empresarial.
Un Gerente de Proyectos debe adaptarse no solo al contexto y equipo con el que trabaja sino también ser capaz de prevenir los diversos cambios o riesgos que pueden suceder durante el proyecto.
Organización del tiempo
¿Qué es lo más importante? ¿Cuáles son los plazos indicados de cada etapa? ¿El retorno a la inversión será a largo o corto plazo? Estas y muchas preguntas más son las que debe poder responder con certezas la gestión de proyectos; por ello, la organización del tiempo es uno de los ejemplos de habilidades gerenciales más importantes.
La organización del tiempo no se trata sólo de establecer fechas y exigir que las mismas se cumplan, sino también saber crear tareas eficaces, evitar la procrastinación del equipo y darle el valor que se merece a cada tarea.
¿Qué es y para qué sirve el PMBOK?
Todo proyecto necesita de una guía, por eso el Project Management Institute (PMI), desde hace años, brinda a las organizaciones el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Este documento, tiene el objetivo principal de ofrecer buenas prácticas, terminologías y una gran variedad de lineamientos para llevar a cabo una gestión de proyectos exitosa.
Cabe destacar que el PMBOK no se limita a ofrecer material teórico, sino herramientas prácticas que nacen de la experiencia comprobada de diversos profesionales.
Además sirve no solo para quienes recién comienzan en la gestión de proyectos, sino también para los más experimentados, ya que cada nueva edición incluye herramientas innovadoras para las habilidades gerenciales que requiere el mercado actual.
¿Cómo hacer un proyecto gerencial?
Según el PMBOK, existen 5 fases que todo proyecto debe implementar.
Iniciación
Este es el inicio del proyecto. Aquí se expondrá la justificación del mismo frente a la empresa y los interesados, y se buscará su aprobación.
Pero la aprobación debe estar respaldada por un plan que generalmente se acompaña de dos documentos:
- Documento de caso de negocio. Se explican los posibles beneficios financieros y de valor.
- Estudio de factibilidad. Presenta las metas del proyecto, cronograma y costos que ayuden a determinar la viabilidad del mismo
Planificación
Una vez aprobado, se pasará a detallar todos aquellos recursos que se necesitan para comenzar con el proyecto.
Desde el talento humano, los materiales y principalmente la inversión necesaria, así como las fuentes de la misma.
Además de marcar una dirección y delimitar los plazos y tiempos, en esta etapa se también presentan acciones vinculadas a la prevención de consecuencias negativas.
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Ejecución
Llegó la hora de poner manos a la obra. Durante la ejecución cada miembro del equipo debe tener claridad en sus responsabilidades y los objetivos deben haber sido comunicados de forma clara y precisa.
Es crucial también comprender la importancia de cumplir con los plazos, ya que es un trabajo interdisciplinario, donde frente a un obstáculo deben actuar en grupo para resolverlo.
Desde el PMBOK se recomiendan diversas herramientas, como Asana, Slack, Basecamp, entre otras, que servirán para registrar cada paso y los resultados que se van logrando.
Seguimiento y control
Esta cuarta etapa se lleva a cabo, en la mayoría de los casos, de la mano con el punto anterior. Sin embargo, aquí se hace hincapié en el desarrollo de estrategias para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir.
Incluso, muchas veces el proceso va desarrollándose según lo esperado, pero se descubre que puede optimizarse, por lo que aquí es donde se deciden aplicar mejoras.
Es crucial entender que todo proyecto es como un “ente vivo” que muchas veces va cambiando a lo largo de su desarrollo y que, aunque no demuestre problemas, sí puede requerir innovaciones o incorporaciones no esperadas.
Cierre
El cierre llega cuando es momento de presentarle al cliente, a los inversionistas o al ejecutivo interesado, los resultados con los informes.
Estos informes deben tener presente los plazos iniciales, junto al presupuesto esperado y el resultado final con una medición clara de cada etapa.
Pero, además de aquellos aspectos “más duros” del proyecto, aquí también es importante realizar una autocrítica del trabajo realizado por los equipos y así utilizar esta experiencia como plataforma superadora para próximos proyectos.
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