¿Cómo hacer del proceso de certificación PMP® un proyecto exitoso?

Cuando uno plantea una pregunta como la enunciada en el título, surgen otras que también deberían ser respondidas, como por ejemplo: ¿qué es un proyecto?, ¿cómo lograr que sea exitoso?, ¿cómo es el proceso de certificación?, ¿qué es la certificación PMP®? y finalmente, ¿cuál es la receta del éxito?

Comencemos por la primera, ¿qué es un proyecto? En términos genéricos podemos definir un proyecto como un proceso y, como tal, se caracteriza por el uso de insumos (inputs) que transformados con un conjunto de actividades (herramientas y técnicas) generan productos (outputs), los cuales contribuyen al logro de determinados objetivos estratégicos.

Ahora bien, ¿cómo lograr que este proyecto sea exitoso?, ¿qué entendemos por éxito? Si yo les preguntara si el Viaducto de Millau en Aveyron, Francia (el puente más alto del mundo) fue un proyecto exitoso, ¿cuál sería la respuesta?

Para guiar la discusión podríamos citar a Harold Kerzner , este autor plantea en su libro “Administración de Proyectos” tres períodos diferenciados para analizar la evolución de la definición del éxito:

1. Período tradicional (1960-1985):

el éxito es sinónimo de éxito técnico, de buena calidad. Es normal no cumplir con las variables de tiempo y costo. Las habilidades profesionales están enfocadas a la experiencia y el estilo de liderazgo se presenta fundamentalmente de manera autoritaria. En este caso no hay duda que el “Viaducto de Millau” fue un proyecto exitoso. Desde el punto de vista técnico es una obra de ingeniería digna de ejemplo.

2. Período de renacimiento (1985-1993):

sigue siendo valioso cumplir con la calidad técnica, pero en este período comienza a ser importante terminar el proyecto a tiempo y no sobrepasar el presupuesto. El estilo de liderazgo se presenta más participativo y se destaca el manejo efectivo de los recursos humanos. En este caso se nos plantean dudas sobre lo exitoso o no del proyecto “Viaducto de Millau”, ya hubo importantes desvíos presupuestarios (con un presupuesto original de € 190 millones, terminó costando casi € 400 millones) y de agenda en su ejecución.

3. Período moderno (1993-hoy):

es fundamental cumplir con el alcance, el tiempo y el costo, pero aparece una variable nueva: la aceptación del proyecto por parte del cliente. Es importante el conocimiento del negocio, la administración de riesgos, el liderazgo integrando equipos, la comunicación, la negociación y la solución de problemas. Empieza a ser fundamental, en el éxito del proyecto, la figura del gerente de proyectos como responsable para hacer que las cosas sucedan. A esta altura no hay duda de que este proyecto fue exitoso, ya que a pesar de los desvíos presupuestarios y de agenda ejecutados se logró la aceptación del proyecto por parte del cliente y cuando esto se produce, es el cliente el que puede permitir ciertos desvíos de agenda y presupuesto en tanto y en cuanto se logre cumplir con el alcance del mismo.

Entonces, cuando se trata de identificar los parámetros de éxito de un proyecto surgen tres áreas de gestión principales: alcance, tiempo y costo, pero orientadas fuertemente a la satisfacción del cliente. Estas tres áreas de gestión definen lo que se conoce en gestión de proyectos como la “Triple Restricción” y no es otra cosa que los grandes objetivos (restricciones) que debe cumplir el gerente de proyectos mientras hace que las cosas sucedan.

Cuando nos preguntamos ¿cómo hacer del proceso de certificación PMP® un proyecto exitoso?, la respuesta es simple: debemos trabajar este proceso como un proyecto y, como todo proyecto, debe tener su marco estratégico bien definido.

Para esto es importante definir: ¿qué somos y qué hacemos? y ¿adónde queremos llegar?

Respondiendo estas preguntas dejaremos planteado el problema a resolver, la visión que queremos lograr. A partir de este punto diseñaremos un análisis FODA para poder recorrer ese camino y, en función de los resultados obtenidos, podremos definir un plan estratégico que nos permita llegar a la visión definida previamente. En este marco estratégico es donde se definen los proyectos como los instrumentos por medio de los cuales se implementan las estrategias. Es acá donde debemos encontrar la justificación del Proyecto de Certificación PMP® y la fuerza para hacer que las cosas sucedan.

Entonces, si nos preguntamos ¿qué es un proyecto para el PMI®? Es simple, una secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones que presenta características diferenciales fundamentales: es único (no hay dos proyectos iguales), de elaboración gradual (no se da por generación espontánea) y temporal (tiene principio y fin).

Si definimos a nuestro proceso de certificación PMP® como un proyecto, ¿cuál es la receta del éxito para el mismo? Para responder esta pregunta me he permitido definir el “Triángulo Virtuoso del proceso de certificación”:

En qué consiste:

1. Inscripción temprana:

• Tomar la decisión firme de certificar. Esto tiene que ver con una postura actitudinal de querer certificar. De entender en qué medida este proyecto de certificación en Project Manegement tiene su justificación en nuestro marco estratégico profesional y personal.
• Leer el PMP® Credential Handbook (www.pmi.org) donde encontraremos todos los detalles administrativos para implementar el proceso de certificación.
• Asegurarse de ser elegible para la certificación. Recordemos que para sentarse a rendir la certificación, primero deben ser elegibles y los requisitos demandados por el PMI® varían en función del nivel de estudios que disponga el aspirante. Si tiene estudios universitarios, el PMI® exige 35 hs. de estudios formales en gestión de proyectos más 4.500 hs. (3 años) de experiencia en gestión de los mismos. En caso de no ser universitario demandará las mismas 35 hs. de estudios formales, más 7.500 hs. (5 años) de experiencia en gestión.
• Hacerse miembro del PMI® (USA y sugerido capítulo local).
• Registrarse para el examen. Este punto es fundamental ya que corona el proceso de inscripción temprana y hasta tanto no se concrete, estarán dando vueltas y no podrán iniciar, de manera cierta y seria, los procesos siguientes.

2. Estudio serio:

• Tomar un curso / taller presencial orientado al examen con un REP.
• Estudiar con fuerza y tener un plan de estudio. Éste demandará aproximadamente 400 horas de trabajo.
• Leer el PMBOK® Guide tres veces (al menos).
• Leer libros complementarios de preparación. Yo me permito recomendarles nuestro libro “Dirección Profesional de Proyectos. Guía examen PMP®”, publicado por Ediciones Pearson.

3. Práctica fuerte:

• Realizar muchos exámenes de prueba a través de simuladores de exámenes. Soy un convencido de que es fundamental llevar adelante estos simuladores para poder completar con éxito el proyecto. No basta con estudiar y tener la experiencia en gestión, debemos también aprender a rendir el examen de certificación.

En este marco, ¿cuál es el papel de ADEN en el proyecto de certificación PMP®? ¿Por qué lo presentamos como un factor de éxito? ¿Cómo se articula e implementa esta figura del socio estratégico de ADEN en este proceso de certificación?

• Por el diseño y contenido de sus programas de proyectos donde ponemos en práctica un modelo pedagógico de aprendizaje interactivo, desarrollado por ADEN, denominado MODELO PERICLES DE TRANSFERENCIA que viabiliza la transferencia de los conocimientos adquiridos al puesto de trabajo con un enfoque eminentemente práctico.
• Por actividades en paralelo que desarrollamos con los aspirantes a certificar.

En definitiva, si quisiéramos resumir ¿cómo hacemos de este proceso de certificación un proyecto exitoso?, deberíamos afirmar lo siguiente:

1. Definir de manera concreta el marco estratégico del mismo (visión y misión).
2. Fijar UN GRAN OBJETIVO (claro, medible).
3. Implementar una ESTRATEGIA (Proyecto).
4. Buscar un socio estratégico (ADEN).
5. Implementar el “Triángulo Virtuoso del proceso de certificación”.
6. Y administrar el proyecto de manera eficiente (PM).