¿Cómo crear un portfolio de proyectos destacado?

Crear un portfolio de proyectos destacado es clave para alcanzar los objetivos estratégicos de cualquier organización.

Un portfolio de proyectos bien gestionado mejora la eficiencia y proporciona una ventaja competitiva significativa gracias a que todos los esfuerzos del equipo se dirigen a alcanzar el mismo horizonte.

 

Avancemos juntos en cómo crear un portafolio de proyectos destacado, desde la selección y evaluación de proyectos, hasta la implementación y supervisión de los mismos.

Claves para crear un portfolio de proyectos destacado

Para poder lograr un portfolio de proyectos destacado debemos tener en consideración diferentes aspectos clave.

Incorporar la gestión de proyectos aporta beneficios centrales, pues permite el alineamiento del equipo involucrado en relación a los objetivos estratégicos de la organización, asegurando que todos los esfuerzos contribuyan a la misión y visión de la empresa.

Por su parte, trabajar conscientemente en la optimización de los recursos disponibles nos lleva a pensar en cómo realizar una asignación eficiente de los mismos, evitando la sobrecarga del flujo de los equipos.

Bajo un paradigma de gestión ágil resulta clave poder gestionar, controlar y mejorar el flujo, de cara a la entrega continua de resultados de valor.

Sin embargo, a largo del proyecto deberá procurarse identificar, gestionar y mitigar todos los riesgos a nivel de portafolio. La gestión de riesgos es una de las áreas más críticas y complejas, pues estos varían ampliamente y pueden afectar a múltiples proyectos que se estén ejecutando en simultáneo dentro de la compañía.

A nivel de portafolio, los riesgos pueden clasificarse en:

• Riesgos estratégicos: por ejemplo, una empresa decide enfocarse en la digitalización y deja de invertir en proyectos relacionados con infraestructura física.
• Riesgos por fusiones y adquisiciones: por ejemplo, la adquisición de una empresa puede dar como resultado la cancelación de proyectos que no se alinean con las nuevas prioridades.
• Riesgos financieros: por ejemplo, un ajuste presupuestario que obligue a priorizar ciertos proyectos sobre otros, retrasando o cancelando iniciativas importantes.
• Riesgos por fluctuaciones económicas: por ejemplo, un aumento en los costos de materiales debido a la suba inflacionaria.
• Riesgos operacionales: por ejemplo, la salida de la compañía de personas clave puede afectar la continuidad y calidad de los proyectos.
• Riesgos por problemas técnicos: por ejemplo, un fallo en los sistemas de TI puede detener proyectos que dependen de la tecnología.
• Riesgos de cumplimiento: por ejemplo, nuevas normativas ambientales afectan directamente el proyecto y obliga a realizar ajustes en proyectos de construcción.
• Riesgos legales: por ejemplo, auditorías y sanciones por incumplimiento de regulaciones).
• Riesgos del mercado: por ejemplo, entrada de nuevos competidores o cambios en las preferencias de los clientes.

Como vemos, los riesgos que impactan en la creación de un portfolio de proyectos son numerosos, por ello la importancia de planificar estrategias de mitigación, tales como la diversificación del portfolio, planes de contingencia, acciones de monitoreo y revisión continua, capacitación constante del equipo, entre otras.

Sumado a la lista de aspectos necesarios para poder lograr un portfolio de proyectos destacado podemos nombrar también la transparencia y la rendición de cuentas, pues proporcionan una visión clara del progreso y desempeño de los proyectos, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

Gestionar múltiples proyectos dentro de un portfolio

La integración de proyectos individuales en un portafolio de proyectos más amplio puede resultar complejo por momentos e implica varios pasos críticos a tener en cuenta para optimizar los resultados.

Comenzando con la identificación de proyectos potenciales que se alineen con la estrategia empresarial, lo cual incluye proyectos nuevos como aquellos que estén en curso.

Luego resulta necesario hacer una evaluación de cada uno de los proyectos, pues debe analizarse si cumplen con los criterios específicos requeridos como el retorno de inversión, el costo, el riesgo y la viabilidad.

Seguidamente se deben priorizar los proyectos evaluados, para ello, alguno de los métodos más comunes para priorizar incluyen análisis de costo/beneficio y las matrices de priorización, como la matriz de Eisenhower, impacto/esfuerzo; urgencia/impacto; etc.

Finalmente, le siguen las etapas ya mencionadas de asignación de recursos, seguimiento y supervisión.

Gestionar múltiples proyectos dentro de un portfolio puede resultar complejo, pero teniendo en consideración estos aspectos críticos contribuimos a la alineación de todo el equipo hacia los objetivos esperados.

Herramientas de gestión de portafolio de proyectos

Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar la gestión de un portafolio de proyectos, las cuales contribuyen a los tres pilares de agilidad: inspección, adaptación y transparencia.

Estas herramientas permiten visibilizar el estado de situación de los proyectos, identificar los roles que se están llevando adelante y, especialmente, detectar dónde se generan los impedimentos que no contribuyen al avance de los mismos.

Entre algunas de las herramientas existentes, podemos mencionar:

• Microsoft Project Online: esta plataforma permite la gestión de proyectos y portfolios con funcionalidades avanzadas de planificación, seguimiento y colaboración, gracias a la posibilidad de gestionar recursos, informes, paneles de control y la integración con otras herramientas de Microsoft 365.

• Plainview: se trata de una completa herramienta para la gestión de portfolios de proyectos que también ofrece soluciones para la planificación, ejecución y análisis. Planview permite gestionar recursos, realizar análisis financiero, gestionar riesgos, informes avanzados, entre otras funciones.

•  Asana: permite organizar y planificar el trabajo en equipo de manera efectiva, a través de la gestión de tareas, cronogramas, paneles de control e integraciones con otras aplicaciones.

•  Jira: este software es uno de los preferidos y especialmente útil en entornos de desarrollo ágil, permitiendo la planificación de capacidad, informes en tiempo real, visualización de dependencias, integraciones, etc.

• Monday.com: se trata de una herramienta de gestión de trabajo visual que permite planificar, organizar y rastrear proyectos de manera intuitiva. Cuenta con tableros personalizables para las tareas, automatización e integraciones varias.

• Trello: también dentro del marco de agilidad, esta herramienta de gestión de proyectos está basada en tableros kanban, facilitando la organización y el seguimiento de tareas. Cuenta con tableros y tarjetas personalizables, integraciones con otras aplicaciones, automatización con Butler, etc.

Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO)

Según aportes de especialistas del Project Management Institute (PMI), la Oficina de Proyectos (PMO – Project Management Office) es una entidad organizacional que crea valor manteniendo sano el portafolio de proyectos, dando visibilidad, transparencia y control sobre el estado y el desempeño de los mismos.

El desarrollo de una PMO requiere definir aspectos tales como estrategia, procesos, habilidades, tecnología y estructura organizacional.

En este sentido, según el artículo presentado por Sánchez Macías, “Implementación de una PMO: un caso práctico”, la creación de valor radica en asegurar que tanto los clientes internos, de manera directa, como los clientes externos, de manera indirecta, perciban la importancia de la función del PMO.

Hacia dentro de la organización, el PMO da soporte a los proyectos y asegura que estos se mantengan entre los parámetros establecidos y que se logren los beneficios esperados.

Hacia afuera de la organización, el PMO es co-facilitador para que el mercado reciba de la organización proyectos cuyos productos y/o servicios sean de calidad, lo cual contribuye al mantenimiento de su economía.

La vida de una organización depende de negocios en permanente crecimiento y, para ello, los clientes son vitales, lo que significa no solo buscar nuevos clientes, sino mantener a los que ya se tienen.

La Oficina de Proyectos (PMO) crea valor impactando en diferentes sectores clave tanto interna como externamente a la compañía.

Conclusiones del abordaje

Crear un portafolio de proyectos destacado requiere una combinación de alineación estratégica, herramientas adecuadas y una gestión eficaz de recursos y riesgos.

Al seguir las mejores prácticas mencionadas, contribuimos al desarrollo de un portfolio de proyectos que no solo cumple con los objetivos empresariales, sino que también proporciona un valor significativo y sostenible a largo plazo para el negocio, y las sociedades donde éstos participan.

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¡Serás el líder de la expedición! Poniendo en juego las buenas prácticas en gestión de proyectos.