¿Qué es la gestión de proyectos?

Si bien todas las empresas poseen profesionales a cargo de los proyectos, en la mayoría de los casos, para evitar riesgos que perjudiquen la consecución de los objetivos, se necesitan de personas que hayan adquirido una especialización concreta para evaluar un proyecto y gestionarlo de manera eficiente.

Es aquí donde se vuelve crucial un Project Manager capaz de aplicar los conocimientos y técnicas necesarias a fin de integrar y regular los procesos.

¿Por qué es importante identificar los riesgos en un proyecto?

En primer lugar, es importante comprender que se considera “riesgo” a todos aquellos elementos que pueden generar inestabilidad u obstaculizar los procesos del proyecto.

Por lo tanto, realizar un exhaustivo análisis de los proyectos permite identificarlos y así evitar consecuencias no deseadas.

Sin embargo, los riesgos no son algo que debe generar temor; por el contrario, su identificación temprana, acompañada de metodologías ágiles, permite generar estrategias que los convierten en oportunidades de mejora.

¿Cuáles son los riesgos más comunes en un proyecto?

Antes de que los problemas te tomen por sorpresa, es importante elaborar un plan de gestión de riesgos durante la planificación del proyecto.

La elaboración de este plan te permitirá detectar cualquier riesgo potencial y determinar la forma en la que se lo controlará para sacar el mejor provecho de la situación.

“Si su impacto es positivo hablamos de oportunidades y si el impacto es negativo hablamos de amenazas“

A continuación compartimos los aspectos a los que debes prestar mucha atención, ya que en ellos suelen suceder los riesgos más comunes.

• Claridad en los objetivos
• Factor tiempo
• Administración de los recursos
• Presupuesto necesario
• Desempeño de los equipos de trabajo
• Vinculación con otras áreas

¿Cómo se puede evaluar el riesgo de un proyecto?

Como ya hemos mencionado, los riesgos afectan principalmente al tiempo de ejecución, el presupuesto e incluso la productividad de los equipos, por eso es importante saber qué pasos tomar y así implementar las claves para el éxito de la gerencia de proyectos.

Desde el PMI aseguran que la forma de proceder en la planificación es la siguiente:

• Identificar los riesgos.
• Analizar los riesgos.
• Determinar el disparador del riesgo: factor que indica que el potencial riesgo ha ocurrido.
• Nombrar un responsable del riesgo. No tiene por qué ser la persona que implementará la solución elegida sino la persona encargada de verificar si el disparador del riesgo se activa y de liderar la respuesta que se le dé.
• Preparar la posible respuesta para aquellos que si sucedieran tendrían mayores consecuencias.

¿Qué herramientas utilizamos para identificación y evaluación de riesgos?

Comprender los riesgos potenciales que hay en un proyecto es fundamental para minimizar su impacto.

Dentro del plan de riesgos, existen diversas estrategias que se pueden utilizar. Aquí compartimos 3 herramientas de evaluación e identificación de riesgos en la Gestión de Proyectos:

1. Matriz de riesgo

Esta es una de las metodologías más usadas para el análisis de riesgos en los proyectos, ya que nos permite jerarquizar las amenazas.

Emplea una tabla en la que se califica con número la probabilidad de que un riesgo se concrete, siendo la cifra mayor “un casi seguro que ocurra” y la más baja un “muy difícil de que ocurra”.

Pero esta herramienta, además de evaluar y clasificar, tiene un elemento muy importante, ya que también busca conocer las causas de los riesgos potenciales y así tomar medidas preventivas.

2. Análisis FODA

La herramienta de análisis FODA, también conocida como DAFO, nos permite detectar las amenazas, pero también reconocer nuestros puntos fuertes.

FODA, es un acrónimo que significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Su implementación es muy sencilla, ya que simplemente debemos detectar en nuestro proyecto cada uno de estos elementos.

Las debilidades seguramente pueden potenciar las amenazas, mientras que las fortalezas impulsan nuevas oportunidades para destacarnos de la competencia.

Las preguntas que nos debemos hacer son:

• Fortaleza: ¿Qué es lo que hacemos bien?
• Oportunidad: ¿Cuáles son nuestros objetivos para este año?
• Debilidad: ¿Qué debemos mejorar?
• Amenaza: ¿Qué posibles amenazas pueden afectar a nuestro proyecto?

Al igual que la matriz de riesgo, es una técnica muy utilizada no solo para la gestión de riesgos, sino también para el análisis de proyectos.

3. Árbol de fallas

El Análisis del Árbol de Fallas es una excelente herramienta para identificar y corregir fallas.

Si bien puede usarse a modo preventivo, usualmente muchos Project Manager la utilizan para detectar la causa cuando ha ocurrido un accidente.

Se pone en práctica a través de un diagrama de árbol lógico, en el cual una vez desarrollado deben buscarse las distintas vías por las cuales podemos reducir o eliminar las causas.

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